ODENSE: Tidligere skulle kommunens medarbejdere i beskæftigelse- og socialforvaltningen manuelt håndtere ca. 12.000 lægeerklæringsfakturaer og ca. 35.800 indkomne digitale underretninger om året. Selv om hver enkelt registrering blot tager få minutter, så er det samlet en betydelig administrativ opgave. Pilotprojektet med Softwarerobotten Tyra har siden maj skåret to tredjedele af tidsforbruget for fakturaer og halvdelen for underretninger, i alt 700 timers arbejde, svarende til 19 arbejdsuger, oplyser Odense Kommune.

Kommunen tester nu yderligere to processer og har ambitioner om en indsats, der rækker videre.

- Vi har haft et fokuseret forløb, og allerede på pilotstadiet kunne vi se gode resultater. Nu har vi foretaget en grundig evaluering, hvor vi ud over automatisering og effektivisering også har set på kvalitet, dokumentation, styring, kompetencer og medarbejdernes oplevelse af processen. Det peger på flere muligheder og et stort potentiale, siger Jørgen Brolykke Rasmussen, it- og digitaliseringschef.

Nyt skridt for alle
Pilotprojektet har involveret en bred kreds af medarbejdere i kommunen, og det har været med til at sikre succesen. Tanken er da også, at Tyra skal være med til at gøre hverdagen nemmere ved at automatisere udvalgte manuelle processer i administrationen.

- Det har været et nyt skridt for os alle, men tanken om at bruge robotter er nu blevet langt mere konkret. Når vi automatiserer rutineprægede opgaver, er det med til at aflaste medarbejdere og frigøre ressourcer til andre opgaver, forklarer Jørgen Brolykke Rasmussen.

Projektet er gennemført i samarbejde med rådgivningsvirksomheden EY, der har designet forløbet, udviklet robotløsningen og afleveret en samlet evaluering til kommunen.

- Erfaringerne fra Odense Kommune viser, at det offentlige nu også for alvor rykker, når det gælder automatisering og robotics. Flere kommuner arbejder seriøst med området og kan og skal inspirere hinanden, siger Jonas Groes, Partner i EY.

Robotic Process Automation (RPA) dækker over software-robotter, der kan udføre de samme handlinger på en desktop som et menneske. I Odense Kommune er to processer nu gennemautomatiseret ved brug af RPA software-robotter.

Pilotprojektet har nået en automatiseringsgrad på over 80 og dermed nogle interessante perspektiver på det at benytte robotter i administration og sagsbehandling.

Softwarerobot klarer en masse af Odense Kommunes rutineopgaver