Rigsarkivets seneste tilsyn med kommunernes arkivforhold viser, at kommunerne generelt har godt styr på deres data og dokumenter. Kommunerne har 125 kilometer papirarkivalier og næsten 1.600 it-systemer, der skal afleveres til Rigsarkivet eller et kommunalt arkiv, så de kan blive bevaret for eftertiden, oplyser det statslige arkiv.

Rigsarkivet fører tilsyn med kommunernes opbevaring af data og dokumenter ca. hvert femte år. Formålet er at sikre, at alle relevante it-systemer bliver arkiveret, og at kommunens papirarkivalier opbevares på betryggende vis.

Tidligere års tilsyn har vist, at journalisering og god forvaltningsskik har været en udfordring. Rigsarkivets seneste tilsyn tegner dog et billede af en positiv udvikling siden kommunalreformen og viser, at kun få bevaringspligtige papirarkivalier og it-systemer er gået tabt i kommunerne.

Som noget nyt har Rigsarkivet i 2015 aflagt fysiske tilsynsbesøg hos en række kommuner. Besøgene har givet mulighed for en tættere tilsyns- og vejledningsvirksomhed over for den enkelte kommune. Dette har vist sig frugtbart - både i forhold til kommunerne og Rigsarkivet.

De sidste på vej
I dialogen med kommunerne har Rigsarkivet fået overblik over, at der er 1.600 it-systemer med bevaringspligtige data og dokumenter samt 125 kilometer bevaringspligtige papirarkivalier i kommunerne.

En del er allerede gået ud af administrativt brug, og en del vil udgå i de kommende år. I den forbindelse har Rigsarkivet rådgivet om, hvordan kommunernes systemer og arkivalier afleveres til arkivet.

Der har også været fokus på bevaringspligtige data og dokumenter, som opbevares på fællesdrev, intranet m.v., og på kommunens forpligtelse til at sikre arkivering af dette materiale.

Rigsarkivet arbejder nu på at få de sidste kommuners besvarelser i hus.

Yderligere oplysninger

Fakta: Afrapporteringen af kommunetilsyn 2015 er baseret på de oplysninger, som var Rigsarkivet i hænde ved årsskiftet 2015/2016. Rapporten, der er tilgængelig på Rigsarkivets hjemmeside, har været i høring hos KL, Organisationen af Danske Arkiver samt Sammenslutningen af Lokalarkiver. Den indeholder en række anbefalinger dels til kommunernes varetagelse af arkivmæssige hensyn, dels til Rigsarkivets tilsynsvirksomhed over for kommunerne.

Læs rapporten her: https://www.sa.dk/wp-content/uploads/2016/06/Afrapportering-af-kommunetilsyn-2015_publicering.pdf

ka

Rigsarkivet har hjulpet den kommunale arkivering - på stedet